湖南行政档案数字化加工软件

档案数字化的数据挂接是档案扫描后形成的格式文件在档案管理系统中与其元数据联系起来的过程。数据挂接要符合格式文件存放路径规则和文件命名规则，包括案卷级和文件级。档案装订要求是指档案完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。为比较大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。湖南行政档案数字化加工软件

档案数字化采集，从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅，以组织系统资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。湖南行政档案数字化加工软件应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

什么是档案数字化？档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。建设数字化的档案管理应注重对档案管理系统的选择，一款好的档案管理系统，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大幅提高办公效率。

数字档案室声像类电子文件的归档范围应参考《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）第4章或同级档案行政管理部门的具体要求执行。收集、归档的声像类电子文件、档案数字化应经过挑选和系统整理，应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动，以及历次活动的主要内容、主要人物、主要场景等。声像类电子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素数不低于300万；重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像类电子档案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。

样板档案室实现数据共享，设备联动。经过实体档案数字化，对电子档案数据、库房位置数据、环境数据、安全数据等多个平台数据的整合，形成档案大数据库，进而对大数据进行定向分析，可以对管理决策提供较为直观的依据。样板档案室依托全天候的监控与智能抓拍技术，结合对档案借阅、出入库登记信息的分析，建立档案库房安全一体化管理手段，保证正确的人只能在正确的时间出现在正确的环境下。采用短信报警、APP报警、微信报警、声光报警等模式，对非法行为进行提醒，同时执行既定的防非法指令，以对实体档案进行各个维度的保护。应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施。湖南行政档案数字化加工软件

档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。湖南行政档案数字化加工软件

档案数字化扫描加工要求按照《纸质档案数字化技术规范》，根据档案实体情况选用合适的扫描设备，图像分辨率不低于300dpi,特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，提高分辨率。保存形式JPGE、PDF。扫描前档案处理是在档案扫描前将档案拆分，保证纸张平整、抚平边角。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。扫描方式是根据档案幅面大小选择相应的扫描设备和方式。对于档案中的折子页、图纸、表格等，一般应平摊开后进行整幅扫描。湖南行政档案数字化加工软件

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